辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation System）即平時我們講的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)是利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)。OA系統(tǒng)采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，深受眾多企業(yè)的青睞。

    OA協(xié)同辦公系統(tǒng)主要面向組織中的業(yè)務(wù)管理層，為各種類型的文案工作提供支持，通過應(yīng)用信息技術(shù)，支持辦公室的各項(xiàng)信息處理工作，協(xié)調(diào)不同地域之間、各職能間和各信息工作者間的信息聯(lián)系，提高辦公活動的工作效率和質(zhì)量。不同組織中的辦公業(yè)務(wù)是不同的，所以，不同辦公系統(tǒng)有很大的區(qū)別，但一般情況下，OA辦公自動化系統(tǒng)都具有通過文字處理、桌面印刷、電子化文檔進(jìn)行文檔管理；通過數(shù)字化日歷、備忘錄進(jìn)行計劃和日程安排；通過桌面型數(shù)據(jù)庫軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理；通過電子郵件、語音信箱、數(shù)字化傳真和電視會議等形式進(jìn)行信息聯(lián)絡(luò)與溝通的功能。

1 OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢

    1.1 提高效率。

    特別是在企業(yè)中，日常工作繁多而且復(fù)雜，每個人都有可能接觸到企業(yè)事務(wù)的參與和決策，濟(jì)南OA系統(tǒng)服務(wù)商發(fā)現(xiàn)尤其是在那些分工細(xì)致，管理嚴(yán)格的企業(yè)，通過OA系統(tǒng)辦公，節(jié)省了時間，提高了效率。

    1.2 空間巨大。

    傳統(tǒng)的辦公手段在人少時操作方便，但員工規(guī)模較大時就顯得力不從心，OA辦公系統(tǒng)可以容納較大數(shù)量的信息和資源，空間巨大。

    1.3 辦公安全性高。

    辦公OA系統(tǒng)都有密碼登陸等限制程序，非本人操作不能進(jìn)入，同時濟(jì)南OA軟件系統(tǒng)服務(wù)商可以將U-key技術(shù)引入企業(yè)更加保證了企業(yè)信息的安全。

    1.4 使用方便。

    其功能龐大，單位可以根據(jù)需要自己定制服務(wù)內(nèi)容，滿足不同的需求，濟(jì)南OA系統(tǒng)服務(wù)商可根據(jù)BPM流程系統(tǒng)去實(shí)現(xiàn)您的協(xié)同辦公的需求。

2 OA辦公系統(tǒng)的特性

    主要包括：

1.     獨(dú)創(chuàng)web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用程序全部自動傻瓜安裝，建立企業(yè)信息中樞只需幾分鐘；

2.     客戶機(jī)無需安裝專用軟件，使用瀏覽器即可實(shí)現(xiàn)全球辦公；

3.     移動OA辦公，結(jié)合手機(jī)短信、手機(jī)瀏覽器實(shí)現(xiàn)無線辦公應(yīng)用；

4.     支持任意多級部門/成員單位模式，靈活定義角色權(quán)限，全面面向集團(tuán)應(yīng)用；

5.     內(nèi)置工作流系統(tǒng)，通過傲視同群的可視化“智能表單設(shè)計”、靈活的圖形化自定義流程，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的管理，文件流轉(zhuǎn)及審批；

6.     完善靈活的菜單自定義機(jī)制，方便掛接外部的B/S、C/S或單機(jī)版系統(tǒng)，具有良好的擴(kuò)展性；

7.     獨(dú)特的界面主題，允許每個用戶選擇不同風(fēng)格的界面及自定義桌面；

8.     主界面圖片和文字亦可靈活設(shè)置；內(nèi)置Office文檔在線編輯控件，支持文檔自動上傳，手寫簽名、電子印章、全文批注，可設(shè)置文件閱讀或下載打印權(quán)限；

9.     集成即時通訊工具，實(shí)現(xiàn)類似企業(yè)QQ 的即時消息、文件發(fā)送與共享、消息廣播等；

10.  集成Internet 郵件管理組件，提供 Web方式的遠(yuǎn)程郵件服務(wù)；

11.  集成網(wǎng)絡(luò)硬盤組件，提供便捷的局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)文件共享方案；

12.  集成商業(yè)管理組件，輕松的管理客戶、供應(yīng)商資料、銷售合同和產(chǎn)品銷售記錄；

13.  集成公告、新聞、郵件、短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊，提供企業(yè)內(nèi)部信息交流的多種途徑；

14.  集成人事檔案、考核、考勤、工資管理、辦公用品、通訊簿、日程安排、工作日志、會議管理、車輛管理、工作計劃等模塊，提供企業(yè)管理者全新的管理工具；

15.  支持外部人員管理，OA可作為企業(yè)對外的窗口和與業(yè)務(wù)伙伴聯(lián)絡(luò)紐帶；

16.  通過USB 用戶KEY 身份認(rèn)證、系統(tǒng)訪問控制、系統(tǒng)安全設(shè)置、系統(tǒng)資源管理，確保系統(tǒng)安全和穩(wěn)定運(yùn)行；

17.  提供表單手寫簽章、OA精靈、即時通訊、視頻會議、通用報表、進(jìn)銷存等豐富的可選組件功能支持。

3 OA 辦公系統(tǒng)的適用范圍

    那么，什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動化OA系統(tǒng)?濟(jì)南OA系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)商認(rèn)為幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動化（OA）系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會有所不同，具體是：

    3.1 信息化尚未入門的企業(yè)

    由于沒有信息化應(yīng)用基礎(chǔ)，先上辦公自動化（OA），注OA 有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質(zhì)與計算機(jī)方面的實(shí)際操作能力，有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。

    3.2 信息化失敗的企業(yè)

    信息化失敗，特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風(fēng)險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

    3.3 缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)

    信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實(shí)際效果的時候，多數(shù)企業(yè)會猶豫不決。因此，濟(jì)南捷君信息結(jié)合多年OA系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)建議對于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動化OA系統(tǒng)，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

    3.4 已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的企業(yè)

    辦公自動化OA系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補(bǔ)充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。

4 企業(yè)如何在內(nèi)部推廣OA系統(tǒng)

    4.1 統(tǒng)一思想，全員行動

    山東濟(jì)南OA軟件開發(fā)商可以可以將OA系統(tǒng)為各個部門帶來的優(yōu)勢給公司同事做個具體的講解，配合公司領(lǐng)導(dǎo)的管理思路進(jìn)行OA系統(tǒng)的培訓(xùn)實(shí)施。

    4.2 充分運(yùn)用個性化的服務(wù)

    OA系統(tǒng)功能很強(qiáng)大，濟(jì)南OA系統(tǒng)銷售服務(wù)商可以在設(shè)計上可以增加一些人性化的服務(wù)，特別是要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況來確定。同時，也要考慮到使用者的情況，盡量人性化。比如對于年齡大的，和一些電腦操作不熟練的，可以配合使用手寫板;在內(nèi)部短信、郵件功能上可以設(shè)定自定義群組等。

    4.3 要對全體員工進(jìn)行使用培訓(xùn)，保證使用效果

    特別是企業(yè)內(nèi)部使用，培訓(xùn)是必須的。有關(guān)部門可采用集中授課和現(xiàn)場培訓(xùn)等方式進(jìn)行，針對不同的人員和不同的權(quán)限分開培訓(xùn)，保證使員工了解其操作原理以及相關(guān)的方法，提高使用效果。

山東捷君信息技術(shù)有限公司為濟(jì)南地區(qū)致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)銷售服務(wù)商，為您提供高品質(zhì)的OA系統(tǒng)服務(wù)，同時也基于BPM流程系統(tǒng)，為您提供更靈活的流程管理服務(wù)，詳情咨詢濟(jì)南OA系統(tǒng)服務(wù)商—捷君信息400-6963-015